Reglement

Om alles in goede banen te leiden werken we sedert 2014 met een stoetreglement. Goede afspraken maken namelijk goede vrienden...

Algemeen

Artikel 1

De Sint-Maartensstoet is een organisatie van het Sint-Maartenscomité.

Contactgegevens: 

             Secretariaat Sint-Maartenscomité
             Polenplein 29 bus 31
             8850 Ardooie
             051/61 33 81
             info@sintmaartensstoet.be

Artikel 2

Het Sint-Maartenscomité kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen van deelnemers of voor ongevallen met derden.

Artikel 3

Het parcours:
Start in Motestraat, Kortrijksestraat, Prinsendreef, Mgr. Roelensstraat, Marktplein, Stationsstraat, Cauwestraat, Boncquetstraat, Van Geluwestraat, Watervalstraat, Stationsstraat, Marktplein, Pater 't Jaekensplein.
Hou er rekening mee dat de stoet – om een volledige doortocht te garanderen – even kan stilstaan in de Watervalstraat..

Artikel 4

Het Sint-Maartenscomité stelt dit reglement op om duidelijke afspraken te maken met de deelnemende groepen en om ongevallen te voorkomen. Goede afspraken maken goede vrienden! De verantwoordelijke van de vereniging, die het reglement ondertekent, verklaart in naam van zijn of haar vereniging akkoord te gaan met het reglement.

Inschrijven

Artikel 5

Aan de stoet deelnemen kan als ‘groep’ of met een ‘wagen’. Inschrijven voor deelname aan de Sint-Maartensstoet kan:

Inschrijven voor de stoet kan tot en met 20 oktober.

Artikel 6

Elke deelnemende vereniging bezorgt via het inschrijvingsformulier de volgende gegevens: 

  • naam vereniging;
  • naam verantwoordelijke;
  • adres verantwoordelijke;
  • GSM verantwoordelijke;
  • e-mail verantwoordelijke;
  • rekeningnummer vereniging.

Artikel 7

Elke deelnemende groep bezorgt de informatiefiche (zie bladzijde 8) ten laatste één week voor de stoet aan de organisatie (bij voorkeur per mail naar contactformulier@sintmaartensstoet.be)

Vorming van de stoet

Artikel 8

Iedereen wordt verwacht ten laatste om 17u.30 in de Motestraat. De deelnemende scholen worden verwacht om 17u.45. Inrijden gebeurt via de Prinsendreef - Brugstraat. De start van de stoet wordt om 18u. gegeven.

Artikel 9

Bij aankomst in de Motestraat ontvangt elke deelnemer een nummerbord met snelbinders. Deze moet stevig en zichtbaar vooraan de tractor/kar vastgemaakt worden.

Artikel 10

Bij aankomst in de Motestraat verdeelt de Ardooise Brandweer een aantal brandblusapparaten onder de deelnemers. Deze moet op de praalwagen binnen handbereik geplaatst worden!

Verloop van de stoet

Artikel 11

Iedere deelnemer dient zich te houden aan de raadgevingen en aanmaningen van de organisatoren (te herkennen aan de rode bodywarmer), politie en/of brandweer.

Artikel 12

Een bestuurder van de muziek- en/of praalwagen moet vanaf de vorming van de stoet bij de praalwagen blijven. Dit zowel voor de garantie van de veiligheid, als bij nodige evacuatie of doorgang van de hulpdiensten. De wegcode dient ten allen tijde door alle deelnemers gerespecteerd te worden.

Artikel 13

Volgende zaken zijn ten strengste verboden:

  • voetzoekers, vuurwerk of andere kwetsende projectielen te werpen in het publiek;
  • reservebrandstof te stockeren bij een warmtebron (vb. stroomgroep, …). 

Er mag tijdens de stoet geen verpakking/reclame (bv. bierbakken, wijndozen of –flessen,…) zichtbaar zijn voor het publiek.

De stoet staat even stil in de Watervalstraat. De organisatie probeert deze tijd zo miniem mogelijk te houden. Het is dan ook verboden om tijdens deze stilstand confetti te gooien, wildplassen of andere baldadigheden te houden in de Watervalstraat. Hou het voor je vereniging, andere verenigingen, publiek en bewoners van de Watervalstraat zo aangenaam mogelijk.

Indien een jurylid of iemand van de organisatie één van de zaken vermeld dit artikel toch ziet gebeuren, wordt de groep geschrapt uit de uitslag en ontvangt hij geen bijkomende premies.

Artikel 14

Met de volgende zaken dient rekening gehouden te worden:

  • bepaalde groepen willen snoepjes uitdelen aan het publiek. Hou er rekening mee dat je niet in de onmiddellijke omgeving van de tractor of wagen gooit (in het publiek gooien).
  • Probeer het gebruik van open vuren (bv. barbecue, vuurton,…) te beperken. Indien het aanwezig op de wagen, dan moet er een brandblusapparaat aanwezig zijn in de onmiddellijke omgeving van het vuur.
  • De Sint-Maartensstoet is een themastoet. Overvloedige reclame (onder welke vorm ook) wordt niet getolereerd. 

Wanneer iemand van de organisatie merkt dat er misbruik is tegen één van de items vermeld in dit artikel, kan de groep – na overleg – geschrapt worden uit de uitslag en ontvangt hij geen bijkomende premies. 

Artikel 15

Probeer het alcoholverbruik te beperken. Je voorkomt op deze manier een negatief imago van de stoet én van je vereniging! Bij overdreven alcoholverbruik kan de organisatie de deelnemende groep schrappen uit de uitslag en de bijkomende premies weigeren.

Artikel 16

Indien de groep gebruikt maakt van een generator, dan moet deze op een veilige plaats staan. Het is aangeraden om een extra brandblusapparaat in de buurt van de generator te plaatsen. Test de generator ook ruim op voorhand, zodat je niet voor verrassingen komt te staan eenmaal de stoet vertrekt. 

Artikel 17

Een show of een dans kan een meerwaarde zijn voor je groep. Hou er wel rekening mee dat dit het verloop van de stoet niet hindert. Het optreden voor de tribune mag maximum 3 minuten duren.

Artikel 18

Iedere groep die gebruik maakt van een muziekinstallatie, dient erop toe te zien dat de geluidsterkte zo wordt geregeld dat de andere groepen (voor en achter u) en het publiek er geen hinder van hebben.

Praalwagens

Artikel 19

De deelnemende groepen dienen bij het ontwerpen van de praalwagens rekening te houden dat er verkeersdrempels op het parcours liggen. Maximale toegestane hoogte van de praalwagens bedraagt 4 meter. 

Artikel 20

Zorg er voor dat iedereen die op de wagen staat voldoende beveiligd is door een stevige leuning. Zo voorkom je dat, bij een onverwachte beweging van andere personen of een bruusk manoeuvre van de bestuurder, niemand van de wagen valt.

Artikel 21

Aan de bestuurders van de (praal)wagens wordt een totaal verbod op alcoholgebruik opgelegd (zowel voor als tijdens de stoet). Bij een mogelijk ongeval zullen zij immers een alcoholtest dienen te ondergaan met alle daaraan verbonden gevolgen.

Artikel 22

In geval van pech of defect moet het voertuig zo goed mogelijk aan de kant van de weg worden gezet. Verwittig zo vlug mogelijk iemand van de organisatie. Wanneer de wagen niet kan worden hersteld, kunnen de deelnemers beslissen om verder mee te stappen zonder wagen.

Veiligheid

Artikel 23

Veiligheid is van zeer groot belang zowel voor, tijdens en na de stoet. Hou rekening met de volgende veiligheidsafspraken:

  • de wielen van de tractoren en wagens dienen (indien mogelijk) beschermd te zijn;
  • niet dansen of klimmen bovenop wagens, tractoren, enz…;
  • denk ook aan de veiligheid van het publiek. 

Een ernstig ongeval kan de sfeer in uw groep en stoet volledig breken !

Artikel 24

De stoet wordt vergezeld door medewerkers van het Rode Kruis Ardooie. Mocht er zich een ongeval of incident voordoen, spreek dan zo snel mogelijk iemand van de organisatie of iemand van het Rode Kruis aan.

Ontbinding van de stoet

Artikel 25

Na de tweede doortocht over de Markt wordt de stoet ontbonden ter hoogte van het Polenplein. De ontbinding gebeurt via het ’t Jaekensplein, O.L.Vrouwstraat, Brabantstraat.

Artikel 26

Bij de ontbinding zal de organisatie de nummerborden verzamelen. De brandweer verzamelt alle brandblusapparaten.

Artikel 27

Het is verboden de (praal)wagens te parkeren in de onmiddellijk omgeving van het centrum, de ontbindingsroute, de parking van de Albertzaal en de parking van CC ’t Hofland.

Verzekering

Artikel 28

Elke deelnemende vereniging dient een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid te hebben. De leden van de groep kunnen aansprakelijk gesteld worden als er tijdens de stoet of op de weg van en naar de stoet, schade wordt veroorzaakt aan derden.

Artikel 29

Alle deelnemende voertuigen moeten een verplichte motorrijtuigenverzekering hebben. Voertuigen die reeds verzekerd zijn (bv landbouwtractoren) verwittigen best de verzekeringsmaatschappij. Deelnemen aan een stoet valt namelijk buiten het normaal gebruik van het voertuig.

Prijzengeld en jury

Artikel 30

Een deelname aan de Sint-Maartensstoet heeft recht op een deelnamepremie (wagen: € 125; groep: € 90). De deelnamepremie wordt cash overhandigd op de algemene infovergadering van vrijdag 30 oktober 2015. 

Tijdens de stoet worden door een externe jury bijkomende premies toegekend:

  • algemene beoordeling: € 200 (wagen) of € 150 (groep);
  • uitwerking Sint-Maartensthema: € 50 (groep, wagen).

De bijkomende premies worden gestort na de stoet uiterlijk eind november.

Artikel 31

De bijkomende premies worden toegewezen door een externe jury. De jury bestaat uit personen die niet van Ardooie afkomstig zijn.

De jury houdt rekening met de opbouw van de wagen, de kledij en de versiering, de activiteit op en naast de wagen, de kwaliteit van het geheel, de verzorging van de uitvoering en de creatieve inbreng. De jury bevindt zich langs het volledige parcours en verplaatst zich in de loop van de avond.
Uiteindelijk bepaalt de jury wie de bijkomende premie voor ‘algemene beoordeling’ en ‘uitwerking Sint-Maartensthema’ krijgt. 

Artikel 32

Overzicht van het prijzengeld:

  • mooiste groep: € 50;
  • mooiste wagen: € 50;
  • publieksprijs: € 50.

Wanneer je in de prijzen valt, dan wordt de premie voor de uitwerking van het Sint-Maartensthema verhoogt van € 50 naar € 75.

Artikel 33

De prijsafroeping gebeurt op zaterdagavond om 22u30 in de feesttent.
 
Iedere deelnemer verklaart zich, door deelname aan de stoet, akkoord met dit reglement en wordt gevraagd dit te ondertekenen één week voor de stoet.

Top